Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung per Handy

Stundenzettel war gestern – Mit der mobilen Zeiterfassungslösung von KASMOCOM wird die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeitdaten von Monteuren, Bauarbeitern, Handwerkern oder anderen Außendienstlern wesentlich vereinfacht.  MitarbeiterInnen als auch Lohnbuchhaltung und Projektcontrolling sparen erheblich an Zeit und Kosten. Unternehmensprozesse können optimiert und durchgehend IT-gestützt einheitlich und sicher von der „Baustelle“ bis ins „Lohnbüro“ ablaufen.

Vorteile auf einen Blick

  • Kein Warten auf Stundenzettel
  • Daten sind geprüft und korrekt
  • Stundenzettel werden automatisch berechnet
  • Zeitkonten werden automatisch berechnet
  • Reisekosten werden automatisch berechnet
  • Kostenstellen werden automatisch belastet
  • Controlling ohne Verzögerung

Anwendungsgebiete

Die Nutzer der virtic Zeiterfassungslösung kommen aus einer Vielzahl von Branchen – neben Bauunternehmen finden sich viele andere Gewerke wie:

  • Kabelbau, Kältetechnik und Kranverleih
  • Maler, Landenbau und Trockenbau
  • Maschinenwartung und Systembau
  • Metallbau, Stahlbau und Rohrleitungsbau
  • Hochbau, Tiefbau, Straßenbau und Wasserbau
  • Umwelttechnik, Solaranlagen und Windkraftanlagen
  • Kommunen und Stadtwerke

Leistungsmerkmale

Die Zeiterfassungslösung virtic Basic wendet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die sofort mit der mobilen Arbeitszeiterfassung starten wollen. virtic Basic beinhaltet alles, was Sie für eine vollständige Arbeitszeiterfassung und -verwaltung benötigen:

Mobile Zeiterfassung

Die Mitarbeiter nutzen ihr Handy, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend und kann praktisch nebenbei erledigt werden, ohne die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abzuhalten. Die Erfassungslogik wird auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und ihrer betrieblichen Abläufe angepasst, damit die Mitarbeiter genau die Daten erfassen, die Sie benötigen.

Die erfassten Daten werden über die Mobilfunkverbindung sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Cockpit

Die Buchungen der Mitarbeiter können online in Echtzeit verfolgt werden: Das Cockpit zeigt übersichtlich, welche Baustellen mit welchen Mitarbeitern besetzt sind, wer eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an. Und mithilfe der integrierten SMS- und eMail-Funktionen können die Mitarbeiter komfortabel mit wichtigen Informationen versorgt werden.

Online Stunden-Zettel

Aus den Arbeitszeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter berechnet virtic Stundenzettel. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regeln berücksichtigt, die in Ihrem Unternehmen angewendet werden wie Überstundenzuschläge, Zuschläge für Wochenend- und Nachtarbeit, Zulagen für Bereitschaftszeiten, für gefährliche Arbeiten und so weiter. Das Einzigartige: in der Regel müssen Sie nicht manuell eingreifen, um all diese Regeln anzuwenden – virtic macht das automatisch!

Welche Informationen in den Stundenzetteln dargestellt werden, entscheiden Sie: jeder Stundenzettel wird präzise an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst.

Die Stundenzettel stehen sowohl der Buchhaltung zur Verfügung, sondern auch die Mitarbeiter selbst können jederzeit online darauf zugreifen: ganz wie beim Online-Banking. Der Verwaltungsaufwand wird drastisch minimiert!

Arbeitszeitkonten

In der integrierten Arbeitszeitverwaltung werden die berechneten Arbeitsstunden erfasst. Die Zeiten können angespart, abgefeiert und zur Auszahlung angewiesen. Durch die Verwaltung von Saison-Kug (Schlechtwetter) und die Bereitstellung von Jahresarbeitszeitkonten können auch die besonderen Anforderungen von Bauunternehmen umfassend erfüllt werden.

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Online-Zugang zu seinem Arbeitszeitkonto.

Controllung und Fakturierung

Projektleiter und Controller greifen online auf die Arbeitszeiten zu, die auf die Projekte gebucht worden sind. Sie können jederzeit sehen, wie weit das geplante Budget bereits ausgeschöpft ist.

Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Projektleiter warten musste, bis die Stundenzettel im Büro eingetroffen waren, dort mühsam geprüft und häufig korrigiert, danach in eine Software übertragen worden waren, um dann, nach mehreren Wochen, endlich für das Controlling zur Verfügung zu stehen. Heute reichen wenige Mausklicks, um zu sehen, wieviele Stunden jetzt auf ein Projekt verbucht worden sind. Die Buchhaltung kann Projekte zeitnah fakturieren und so die Liquidität sichern.

Reisekostenabrechnung

Aus den Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter können automatisiert die Reisekosten berechnet werden. Wenn Ihr Unternehmen Auslösen, Fahrkostenzuschüsse oder andere Formen von Spesen zahlt, dann nennen Sie virtic Ihre betrieblichen Regeln – sie werden hinterlegt, damit Sie diese Daten künftig automatisiert erhalten.

In die Berechnung fließen alle erforderlichen Informationen ein wie Abwesenheitsdauer, Zielland, Art der Übernachtung und der Verpflegung, Entfernung des Arbeitsortes von der Firma oder dem Wohnsitz, 3-Monats-Regel etc.

Ortung

Die optionalen Ortungsdienste werden an die Anforderungen des Unternehmens und seine Betriebsvereinbarungen angepasst. Sie sind zum Schutz der Privatsphäre in jedem Fall nur während der vergütungsrelevanten Zeiten nutzbar. Es stehen zwei Dienstarten zur Verfügung:

Manuelle Ortungen dienen dem Disponenten dazu, in eiligen Fällen schnell diejenigen Mitarbeiter zu finden, die zu einem Einsatzort geschickt werden können.

Automatische Ortungen dienen der Verifizierung von Arbeitszeitbuchungen. Bucht ein Mitarbeiter Arbeitsbeginn Baustelle und befindet sich sein Handy in diesem Moment in erheblicher Entfernung von der Baustelle, so wird die Buchung rot markiert.

Disposition

Mit den Dispositions-Tools weisen Sie Ihre Aufträge bestimmten Mitarbeitern zu. Oder verteilen Sie die Maschinen auf Ihre Baustellen. Oder rufen Sie die aktuelle Standortliste Ihrer Maschinen auf.

Ihre Mitarbeiter können ihre Termine über ihren persönlichen Online-Zugang jederzeit abrufen – abends am heimischen PC oder unterwegs über ihr Handy. So sind immer Alle auf dem aktuellen Stand und können ihre Zeit und ihre Routen optimal planen.

Mit virtic ist die Erstellung von Handy-Bewegungsprofilen nicht möglich.

Spezielle Anforderungen

virtic bietet eine Vielzahl von Erweiterungen, mit denen Sie noch mehr Nutzen aus den Services herausholen können. Mit virtic Professional erhalten Sie Schnittstellen zu Ihrer Lohn- oder Branchensoftware. Gerne integrieren wir die virtic Services als individuelle Kundenlösung in Ihre eigene IT-Landschaft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir stehen jederzeit gerne unter 05307 2034056 oder vertrieb@kasmocom für Sie zur Verfügung.